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E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026: Was du empfangen musst – und was nicht

Q: Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist und auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG.

Q: Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?

Nein. Nach §34a UStDV sind Kleinunternehmer von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

Q: Wie muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?

Empfangene E-Rechnungen müssen revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Eine PDF im E-Mail-Postfach zu lassen erfüllt das streng genommen nicht.

Aktualisiert: Juli 2026 · Lesezeit ca. 6 Min

Rund um die E-Rechnung herrscht bei vielen §19-Kleinunternehmern die falsche Angst. Die Wahrheit ist einfach: Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 – ohne Übergangsfrist. Versenden musst du als Kleinunternehmer dagegen keine. Hier steht, was wirklich für dich gilt.

Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen – auch du als Kleinunternehmer – strukturierte E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Selbst ausstellen musst du als §19-Unternehmer keine E-Rechnung (§34a UStDV) – Papier oder PDF bleibt für dich erlaubt.

Empfangen: Pflicht seit 2025 – ohne Übergangsfrist

Das ist der Teil, der viele überrascht: Für das Empfangen von E-Rechnungen gibt es keine Schonfrist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung annehmen und maschinell verarbeiten können – Kleinunternehmer eingeschlossen. Ein Geschäftspartner darf dir also ab sofort eine E-Rechnung schicken, und du musst sie verarbeiten und korrekt aufbewahren können.

„Aufbewahren" heißt dabei mehr, als die Datei irgendwo liegen zu lassen: Rechnungen müssen revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Eine E-Rechnung einfach im E-Mail-Postfach zu belassen, erfüllt das streng genommen nicht.

Versenden: als Kleinunternehmer nicht nötig

Hier kommt die Entwarnung: Nach §34a UStDV sind Kleinunternehmer von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Du darfst deinen Kunden weiterhin ganz normale Papier- oder PDF-Rechnungen schicken – du musst dich also nicht um teure Rechnungssoftware zum E-Rechnungs-Versand kümmern.

Genau diese Verwechslung – „ich muss jetzt E-Rechnungen verschicken" – sorgt für unnötige Panik. Muss du nicht. Nur empfangen können.

	Empfangen	Versenden
Pflicht für §19-KU?	Ja, seit 1.1.2025	Nein (§34a UStDV)
Übergangsfrist?	Keine	Entfällt – du darfst weiter Papier/PDF senden
Was du brauchst	Etwas, das XRechnung/ZUGFeRD lesen & GoBD-sicher ablegen kann	Nichts Neues

Was ist überhaupt eine „echte" E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per Mail. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen kann. Die zwei gängigen Formate in Deutschland:

XRechnung – ein reines XML-Format, u. a. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
ZUGFeRD – eine PDF mit eingebettetem XML: sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber zusätzlich die maschinenlesbaren Daten.

Eine klassische PDF ohne diesen strukturierten Datenteil gilt rechtlich nicht als E-Rechnung.

Die Fristen im Überblick

Die folgenden Übergangsfristen betreffen vor allem Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen müssen. Als §19-Kleinunternehmer bist du vom Ausstellen befreit – für dich zählt Zeile eins:

Ab	Was gilt
1.1.2025	Alle Unternehmen (inkl. Kleinunternehmer) müssen E-Rechnungen empfangen können. Keine Übergangsfrist.
bis Ende 2026	Papierrechnungen im B2B noch erlaubt; danach nur noch mit Zustimmung des Empfängers.
bis Ende 2027	Erleichterungen für Unternehmen mit unter 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 2028	Alle B2B-Rechnungen müssen im vorgeschriebenen Format gesendet und empfangen werden.

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Was du jetzt konkret tun solltest

Empfang sicherstellen: Nutze ein Tool, das XRechnung/ZUGFeRD einlesen und revisionssicher ablegen kann – nicht nur den PDF-Ordner im Postfach.
Beim Versand entspannt bleiben: Als §19-KU darfst du weiter Papier/PDF verschicken. Wenn ein Kunde ausdrücklich eine E-Rechnung wünscht, kannst du ihm freiwillig eine XRechnung schicken.
§19-Hinweis nicht vergessen: Deine Rechnungen bleiben ohne Umsatzsteuer, aber mit dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung – egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung.
Archiv aufräumen: Sorge dafür, dass deine EÜR und deine Belege jederzeit vollständig und GoBD-konform vorliegen.

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen – auch Kleinunternehmer nach §19 UStG – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?

Nein. Nach §34a UStDV sind Kleinunternehmer vom Ausstellen von E-Rechnungen befreit und dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Eine einfache PDF ohne eingebettete Daten gilt nicht als E-Rechnung.

Wie muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?

Revisionssicher und GoBD-konform. Die Datei nur im E-Mail-Postfach zu belassen, erfüllt diese Anforderung streng genommen nicht.

Weiterlesen: Kleinunternehmergrenze 2026 – 25.000 € & 100.000 € erklärt · EÜR für Kleinunternehmer – Schritt für Schritt

Stand: Juli 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Übergangsfristen und Sonderfälle können deine Situation abweichend regeln – bei konkreten Fragen wende dich an dein Finanzamt oder einen Steuerberater.