Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (§19 UStG): Pflichtangaben und Hinweis

Eine Rechnung als Kleinunternehmer ist schnell geschrieben – wenn du weißt, was hineingehört und was bewusst fehlt: keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf § 19 UStG. Hier stehen die Pflichtangaben, die Sonderregel für Kleinbeträge und die Fehler, die am häufigsten passieren.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, nennt § 34a UStDV die Mindestangaben:

Hinzu kommt die Angabe „Gutschrift“, falls dein Kunde die Rechnung in deinem Namen ausstellt – das kommt bei den meisten Kleinunternehmern nicht vor.

Und die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum?

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Zeitpunkt der Leistung gehören bei normalen Rechnungen zu den Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG). In der Mindestliste des § 34a UStDV für Kleinunternehmer tauchen sie nicht auf. Trotzdem lohnt es sich, beides immer anzugeben: Eine eindeutige Nummer macht jede Rechnung in deiner Buchführung zuordenbar, und das Leistungsdatum klärt, in welches Jahr der Umsatz gehört. Wer sichergehen will, orientiert sich an der vollständigen Liste.

Der Hinweis auf § 19 UStG

Der Gesetzestext gibt keinen festen Wortlaut vor. Der Hinweis muss erkennen lassen, dass für deine Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Gängige Formulierungen:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“

Setz den Hinweis gut sichtbar unter die Gesamtsumme – er gehört auf jede Rechnung, ob Papier, PDF oder E-Rechnung.

Kein Steuerausweis – sonst droht eine Steuerschuld

Lass auf der Rechnung alles weg, was nach Umsatzsteuer aussieht: keine Zeile „19 % MwSt.“, keinen Nettobetrag mit Steueraufschlag. Wer Umsatzsteuer gesondert ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag gegenüber dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG) – obwohl du als Kleinunternehmer eigentlich keine Umsatzsteuer abführst.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Beträgt der Gesamtbetrag der Rechnung höchstens 250 €, genügen nach § 33 UStDV vereinfachte Angaben:

• vollständiger Name und Anschrift des Leistenden (also deine),
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Leistung,
• das Entgelt – und statt eines Steuersatzes der Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt (bei dir: § 19 UStG).

Name und Anschrift des Kunden sind hier nicht nötig. § 34a UStDV lässt diese Sonderregel ausdrücklich unberührt. Zur Sicherheit gilt: Je höher der Betrag und je geschäftlicher der Kunde, desto eher solltest du die vollständigen Angaben verwenden – ein Unternehmer als Kunde braucht für seine Buchführung ohnehin eine saubere Rechnung.

Wann musst du überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Leistest du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Privatkunden bist du grundsätzlich nur berechtigt, eine Rechnung zu schreiben; Ausnahmen regelt § 14 Abs. 2 UStG.

E-Rechnung: Was gilt für dich?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch du. Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen: Deine Rechnung darf weiter als Papier oder PDF verschickt werden (§ 34a UStDV). Das Bundesfinanzministerium weist darauf hin, dass für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach genügt. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Aufbewahrung: regelmäßig acht Jahre

Ein Doppel jeder ausgestellten und jeder empfangenen Rechnung musst du regelmäßig acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG, laut BMF; für Buchungsbelege ebenso § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Heb die Rechnungen also so auf, dass du sie jederzeit wiederfindest und lesbar machen kannst. Für Sonderfälle fragst du dein Finanzamt oder einen Steuerberater.

Die Umsatzgrenzen im Blick

Die Befreiung gilt, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Wird eine Grenze gerissen, brauchst du Rechnungen mit Umsatzsteuer – alle Details im Artikel Kleinunternehmergrenze 2026.

Die häufigsten Fehler

• Umsatzsteuer ausgewiesen: Steuerschuld nach § 14c UStG – lieber gar kein Steuerfeld.
• §19-Hinweis vergessen: Er ist Teil der Mindestangaben.
• Steuernummer fehlt: Ohne sie ist die Rechnung unvollständig.
• Anschrift unvollständig: Gesetzlich verlangt ist die vollständige Anschrift, nicht nur Ort oder Postfach.
• Rechnungsnummern doppelt oder lückenhaft: Vergib jede Nummer nur einmal und fortlaufend.

Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Gesetze und Verwaltungsauffassung ändern sich – bei konkreten Fragen wende dich an dein Finanzamt oder einen Steuerberater.